So besprechen Sie schwierige Themen mit Ihren Mitarbeitern

Autorin: Claudia Horner ist selbstständige Führungskräftetrainerin und Coach. Kontakt: Claudia.Horner@iicc.de

Kündigung, Alkoholmissbrauch oder falsche Kleidung am Arbeitsplatz – diese Probleme sprechen Sie als Führungskraft wahrscheinlich nicht gerne an. Die Angst davor, wie er oder sie reagieren wird, führt nicht nur zuUnsicherheit, sondern auch oft dazu, dass das Gespräch eine unangenehme Wendung nimmt. Doch wie könnenSie heikle Themen so ansprechen, dass es für Sie und Ihren Mitarbeiter nicht so schlimm wird?

Natürlich gehört es zu Ihren Aufgaben, auch Dinge mit Ihren Mitarbeitern zu besprechen, die für beide Seiten sehr unangenehm sind. Doch gerade der Anfang ist dabei oft schwer.

Entlassen Sie Mitarbeiter ohne lange Umschweife

Einen Mitarbeiter zu entlassen, ist sicher das schwierigste, das Sie als Führungskraft machen müssen.Wie nimmt er es auf? Wird er vielleicht sogar anfangen zu weinen? Wie kommt er ohne Job zurecht? Das sind typische Fragen, die wahrscheinlich auch Ihnen durch den Kopf gehen.

Sprechen Sie im ersten Gespräch nur die Kündigung aus

Wenn Sie jemandem kündigen müssen, sollten Sie ohne Vorrede oder Small Talk direkt auf den Punkt kommen: „Wir haben im Vorfeld viele Gespräche geführt.Trotzdem haben wir keine Verbesserung Ihrer Leistungen festgestellt. Deshalb haben wir uns dazu entschlossen Ihnen zu kündigen.“ oder „Wie Sie ja schon aus den Ankündigungen der letzten Zeit erfahren haben, müssen wir 100 Stellen einsparen. Schweren Herzens haben wir uns deshalb entschlossen, Ihnen die Kündigung auszusprechen.“

Experten-Rat

Lassen Sie im ersten Gespräch keinen Raum für Diskussionen oder emotionale Ausbrüche. Sie schützen Ihren Mitarbeiter und sich vor unangenehmen Situationen, indem Sie das Gespräch schnell wieder beenden.

Leiten Sie schnell zum Ende dieses Gesprächs über: „Ich lasse Ihnen jetzt erst einmal Zeit, das zu verarbeiten. Wenn Sie Fragen haben, stehe ich Ihnen dafür in einem zweiten Gespräch zur Verfügung. Auf jeden Fall müssen wir dann  noch die organisatorischen Dinge wie Urlaubsansprüche, Arbeitsübergabe etc. klären. Machen Sie sich dazu bitte schon einmal Gedanken.“ Mehr sollten Sie im ersten Moment nicht tun. Ihr Mitarbeiter kann sich nun zurückziehen.

Im zweiten Gespräch können Sie auch Hilfe anbieten

Oft wird Ihr Mitarbeiter im zweiten Gespräch zu seiner Kündigung die Gelegenheit nutzen, Ihnen zu erzählen wie es ihm geht. Das ist auch in Ordnung. Sie sollten sich aber nicht emotional in die Situation hineinziehen lassen. Kommen Sie schnell wieder auf eine sachliche, lösungsorientierte Ebene: „Ich kann Ihre Trauer verstehen. Lassen Sie uns schauen, wie wir Ihnen bei den nächsten Schritten noch helfen können.“

Nun können Sie beispielsweise besprechen, wie das Arbeitszeugnis aussehen soll, damit die nächste Bewerbung leichter wird oder einen Kontakt zur Personalentwicklung empfehlen, die dem Mitarbeiter bei der Neuorientierung helfen kann. In dieser Phase können Sie auch Tipps geben: „Ich sehe Sie eher in einem Betreuungsbereich, wie dem Kundendienst. Zahlen sind meiner Meinung nach nicht Ihre Stärke.“

Grenzen Sie sich emotional ab

Natürlich ist es schwierig, wenn ein Mitarbeiter Familie hat oder sogar Allein-Ernährer ist. Doch wenn der Erfolg des Teams oder sogar des ganzen Unternehmens auf dem Spiel steht, müssen Sie Entscheidungen treffen. Zum Glück haben wir in den deutschsprachigen Ländern ja ein gut funktionierendes soziales Netz, sodass kurzfristig keine Existenzen auf dem Spiel stehen. Eine Kündigung trifft Ihren Mitarbeiter ohnehin nie völlig unerwartet. Sowohl über schlechte Leistungen als auch über betriebsbedingte Kündigungen haben Sie vorab bereits miteinander gesprochen.

Führen Sie Abmahnungsgespräche lösungsorientiert

Ähnlich, wie bei der Kündigung, sollten Sie auch bei einer Abmahnung direkt auf den Punkt kommen: „Ich habe Sie bereits mehrfach auf Ihre massiven Verspätungen hingewiesen und Ihnen beim letzten Mal eine Abmahnung angedroht. Leider hat sich an Ihrem Verhalten nichts geändert, deshalb mahne ich Sie diesmal schriftlich ab.“ Kündigen Sie nun auch die nächsten Konsequenzen an.Wie viele Abmahnungen werden Sie ausstellen? Was passiert dann? Aber halten Sie diese Aussagen unbedingt ein.

Tipps zu Abmahnungen Fassen Sie eine Abmahnung zur Beweissicherung immer schriftlich ab. Bezeichnen Sie den Text ausdrücklich als Abmahnung.  Nennen Sie: Datum, Ort, Zeit, die beteiligten Personen und den genauen Handlungsablauf des Fehlverhaltens.Achten Sie auf Beweisbarkeit des Vorfalls.  Fordern Sie zu zukünftiger Verhaltenstreue auf und stellen Sie die weiteren Konsequenzen (z. B. Kündigung) dar.  Mahnen Sie zeitnah nach dem Fehlverhalten ab, sonst verliert die Abmahnung ihre Gültigkeit.  Stellen Sie sicher, dass der Arbeitnehmer die Abmahnung erhält (Einschreiben oder persönliche Übergabe) und sie auch versteht (bei ausländischen Mitarbeitern).  Lassen Sie sich die Abmahnung vom Arbeitnehmer möglichst unterschreiben. Er ist dazu allerdings nicht verpflichtet.

 

Nutzen Sie das Gespräch gleich, um über mögliche Lösungen zu sprechen:„Was haben Sie jetzt vor, um Ihre Verspätungen abzustellen?“ Lassen Sie sich nicht mit ungenauen Versprechungen abspeisen. Fragen Sie genau nach: „Wie sieht das konkret aus?“

Vereinbaren Sie einen konkreten Verbleib. Besprechen Sie, wann die Einhaltung der Vereinbarung kontrolliert wird und wann Sie sich wieder zusammensetzten.

Sprechen Sie den Verdacht auf Alkoholmissbrauch an

Wenn Ihnen bei einem Mitarbeiter vermehrt auffällt, dass er während der Arbeitszeit oder bei Arbeitsantritt nach Alkohol riecht, sollten Sie das unbedingt ansprechen:

„Herr Meier, mir ist aufgefallen, dass Sie in der letzten Zeit öfter morgens nach Alkohol gerochen haben.Was ist los?“ Auch eine plötzliche Häufung von Fehlzeiten kann ein Hinweis sein, dass Ihr Mitarbeiter ein Problem hat.

Wenn sich herausstellt, dass Ihr Mitarbeiter tatsächlich ein Alkoholproblem hat, sollten Sie klare Anforderungen stellen:„ Wenn Sie weiter in diesem Team arbeiten wollen, müssen Sie sich helfen lassen. Bitte gehen Sie zum Sozialdienst unserer Firma.“ Schieben Sie das Thema nicht auf die lange Bank: „Ich erwarte, dass Sie dort innerhalb der nächsten 14 Tage einen Termin vereinbaren. Berichten Sie mir dann bis …, was dabei herausgekommen ist.“

Wenn Ihre Firma keine eigene Abteilung hat, an die Sie Mitarbeiter mit Suchtproblemen verweisen können, helfen öffentliche Beratungsstellen weiter. Unter http://www.a-connect.de/bera.php finden Sie eine Datenbank mit Adressen für Deutschland, Österreich und die Schweiz. Bei Suchtthemen ist besonders wichtig, dass Sie nicht versuchen, Ihren Mitarbeiter selbst zu retten. Beziehen Sie unbedingt Profis ein, da Sie sonst in eine K. o.-Abhängigkeit geraten können.

Wenn Ihr Mitarbeiter nicht mitspielt, erhöhen Sie den Druck auf ihn. In Deutschland gilt, dass Sie einen Mitarbeiter verhaltensbedingt kündigen dürfen, allerdings nur,wenn das Stadium der Alkoholsucht noch nicht erreicht ist. Wenn Ihr Mitarbeiter nur außerhalb der Arbeitszeit trinkt, geht das allerdings nur, wenn sich sein Alkoholkonsum trotzdem auf die Arbeit auswirkt oder wenn er mit Restalkohol zur Arbeit kommt. Wenn Ihr Mitarbeiter bereits alkoholabhängig ist, wird er arbeitsrechtlich wie ein Kranker behandelt. Doch auch in diesem Fall gibt es entgegen allgemeiner Auffassung Möglichkeiten zur Kündigung, z. B.wenn …

• der Mitarbeiter überdurchschnittlich oft gefehlt hat. 14 % Fehlzeit in den vergangenen 3 Jahren reicht im Allgemeinen aus.
• zukünftige Fehlzeiten zu erwarten sind. Das kann mit einem ärztlichen Gutachten beurteilt werden. 
• die Interessen des Betriebs erheblich beeinträchtigt sind, z. B. durch fehlende Planungsmöglichkeiten oder Überlastung anderer Arbeitnehmer.

Nennen Sie gewünschte Dresscodes eindeutig

Unabhängig davon, ob Ihre Mitarbeiter Kundenkontakt haben oder im Büro nur von Kollegen gesehen werden, müssen Sie sich nicht jede Kleidungsverfehlung unkommentiert gefallen lassen. Wenn Sie ein zu saloppes oder zu knappes Outfit stört, sollten Sie das sagen. Um Diskussionen zu vermeiden oder zumindest zu verringern, ist es dabei wichtig, Ihren Mitarbeitern konkret zu sagen, was Sie erwarten: „Wir sind ein seriöses Beratungsunternehmen. Ich möchte, dass wir das nach außen zeigen. Deshalb erwarte ich von Ihnen, dass Sie keine schulterfreien oder tief dekolletierten Oberteile tragen. Röcke sollten immer höchstens eine Handbreit überm Knie enden.“

Auch wenn Ihre Mitarbeiter darüber diskutieren wollen, lassen Sie sich darauf nicht ein. Sie sind Chef, Sie legen die Grenzen fest.Wenn Ihre Mitarbeiter Sie gar nicht verstehen, berichten Sie, wie das momentane Outfit auf Sie wirkt: „Auf mich wirkt das, was Sie anhaben, eher als würden Sie am Wochenende zur Eisdiele gehen. Dafür ist es sehr hübsch.Aber wir sind hier im Büro und da erwarte ich …“

Diese Urteile sichern Sie bei Kleidervorschriften ab Wenn der direkte Kontakt zum Kunden zu den Aufgaben Ihrer Mitarbeiter gehört, können Sie auf bestimmte Dresscodes bestehen. Ein Urteil des Landesarbeitsgerichts Hamm (Az.: 13 TaBV 36/91) stützt dies. Danach dürfen Sie Ihren Mitarbeitern zum Beispiel vorschreiben eine Krawatte zu tragen.Auch Miniröcke oder bauchfreie Outfits können Sie so Ihren Mitarbeiterinnen verbieten. Doch auch das Arbeitsgericht Frankfurt hat ein Urteil gefällt, demzufolge die Anweisung des Arbeitgebers, bestimmte Kleidungsstücke (in diesem Fall eine Baseball- Kappe) im Kundenkontakt nicht zu tragen, rechtens sei (Az.: 9 Ca 7218/98).

 

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